10 Dicas para Ser Mais Produtiva
Procuras formas de ser mais produtiva e gerir melhor o teu tempo. Gostavas de ser mais eficiente e conseguir realizar mais tarefas durante o dia? Hoje trago 10 dicas simples para ser mais produtiva todos os dias.
O que é ser produtiva?
Em primeiro lugar, vamos perceber o que é ser produtiva. Na minha opinião, ser produtiva é chegar ao final do dia com a sensação de dever cumprido, de que consegui fazer tudo e aproveitar o meu dia. Claro que, que cada uma de nós pode ter uma definição diferente do que é ser produtiva, mas normalmente sabemos que é produzir com eficiência. Fazer maior número de coisas, em menor tempo e esforço possível. Quem não deseja isto?
Aumentar a produtividade no trabalho e em casa
Não importa se estás em casa com os filhos ou sozinha, se trabalhas em casa ou fora, querer ser mais produtiva é algo que muitas de nós procuramos. Queremos aproveitar o máximo possível dos nossos dias, tratar das nossas tarefas, da nossa casa, da nossa família e, ainda, ter tempo para nós. Por isso, partilho estas dicas para seres mais produtiva, que tenho colocado em prática na minha vida.
10 Dicas para ser mais produtiva
1. Faz uma lista de tarefas
Esta dica não podia faltar aqui! É mesmo muito importante escrever uma lista de coisas a fazer, em papel ou no telefone, não importa onde. Isto porque ter uma lista de tarefas que possas visualizar, vai ajudar-te a definir as tuas prioridades, a manter o foco no que precisa ser feito e acompanhar o progresso. Se fores como eu, adoras riscar tarefas concluídas da tua lista, até te sentes mais motivada.
Para além de que, ao escrever a lista de tarefas vai desocupar a tua cabeça e, assim, crias espaço mental para te concentrares no que é realmente importante. E tens de parar de confiar na tua cabeça, vai chegar o dia que vais esquecer de alguma coisa importante. Como o David Allen diz, a nossa cabeça serve para ter ideias, e não para armazená-las.
2. Define as 3 Tarefas mais importantes
Começar o dia com uma lista de tarefas enorme, pode acabar por ser um factor de stress, e contribuir para aquela sensação de que não fizemos nada. Por isso, escolhe as 3 tarefas mais importantes, que vais fazer e festejar quando concluires.
Isto porque se fizeres de toda a tua lista de tarefas cheia de coisas importantes, é improvável que faças alguma delas. O que vai te deixar desmotivada. Se escolheres apenas 3 importantes, vais conseguir fazê-las e, ao sentires-te motivada, fazes as próximas que tiveres na lista. Mas já te sentes produtiva ao terminar aquelas três.
3. Acorda cedo e faz as 3 Tarefas mais importantes primeiro
Acorda antes de todos os de casa acordarem. Eu sei que nem todas as pessoas gostam de acordar cedo, mas numa casa cheia e com filhos, é mesmo importante. E aproveita esse tempo para começar logo a trabalhar nas 3 tarefas mais importantes que definiste. Assim, começas o dia a sentir-te mais produtiva e pronta para os desafios do dia-a-dia.
A forma como começas as tuas manhãs pode definir o resto do dia, por isso cria uma rotina matinal. Lê este post sobre como criar uma rotina matinal, para ajudar-te a ter um dia mais produtivo e com mais energia.
4. Sê realista e não te comprometas demais
Tenta não te comprometeres com demasiadas coisas para fazer ao longo do dia. Olha para o teu tempo e sê realista a definir objetivos. Cada pessoa tem o seu ritmo e a sua vida a acontecer. É essencial planear, também, tempo livre, de forma a teres espaço de manobra na tua agenda, caso aconteça algum imprevisto ou demores mais tempo nalguma tarefa.
Temos tendência a subestimar o tempo que demoramos a fazer as coisas e, muitas das vezes, acabamos por demorar mais que o planeado. Por isso, é importante dar mais tempo para fazer as coisas. Define mais tempo do que realmente precisas para fazer determinada tarefa, assim não te sentes stressada quando vês o tempo a passar e ainda estás a meio do que definiste. E se estiveres companhia dos filhos, reserva ainda mais tempo, do que se estivesses sozinha.
5. Escolhe a melhor hora do dia
Somos todas diferentes e, também, temos diferentes momentos do dia em que somos mais produtivas. Eu sou uma pessoa muito matinal, por isso deixo as tarefas em que preciso ser mais criativa e produtiva, para de manhã. De noite sei que o meu cérebro pouco funciona, então deixas as tarefas mais leves para essa hora.
Conhece o teu relógio biológico e a que horas do dia és mais produtiva, para tirares o máximo proveito desses momentos. Se és daquelas pessoas que não gosta nada de acordar cedo e és muito mais produtiva à noite, então deita-te mais tarde e faz as tarefas que exigem mais da tua concentração a essa hora.
6. Planeia o que podes fazer com e sem os filhos
Há tarefas que são mais fáceis e menos stressantes de fazer, se não tivermos com os nossos filhos. Então, escolhe as tarefas que exigem mais concentração e foco, para fazer quando não tens os filhos ao pé de ti.
Faz o máximo proveito das sestas! Se isso não for possível e precisas mesmo de fazer as coisas, escolhe um momento em que eles estão mais relaxados, menos cansados e irritados. Neste momentos, vão exigir menos de ti. Por exemplo, eu trabalho sempre para o blog de manhã, quando a minha bebé está muito mais calma e entretém-se bem sozinha. Assim, não sou interrompida diversas e vezes e consigo estar concentrada.
7. Agrupa as tarefas semelhantes
Agrupar as tarefas semelhantes ajuda-te a manter o foco, sem precisares de mudar a tua concentração de uma tarefa para a outra e, portanto, acabas por ser mais produtiva. Se tens de fazer telefonemas nesse dia, ou enviar emails, faz de uma só vez, em vez de dispersares essas tarefas, em diferentes momentos do dia, e perderes mais tempo.
Por exemplo, se precisas de sair de casa para fazer compras, aproveita e faz tudo o que precisas fazer na rua. Assim, invitas sair diversas vezes de casa e perder tempo em viagens desnecessárias. Ajuda muito ter uma lista com tudo o que precisas de fazer fora de casa, para não esqueceres de nada. Eu escrevo mesmo por ordem dos locais que tenho de ir, para fazer menores deslocações possíveis.
8. Para de perder tempo
Muitas vezes perdemos tempo sem pensar nisso. Pequenas coisas, que se fossem bem planeadas, não nos fazia perder tempo. Já paraste para pensar que uma coisa tão simples como planear as refeições pode-te fazer ganhar imenso tempo?! Lembra-te que “por cada minuto passado a organizar, ganha-se uma hora.”, uma frase de Benjamin Franklin que gosto muito.
Para de perder tempo com tarefas que não fazem sentido para ti, só porque a sociedade diz que é normal fazer. Por exemplo, eu deixei de passar a ferro, e partilhei neste post 10 dicas para não passar roupa a ferro, que tenho feito ao longo dos tempos.
9. Sê intencional e mantém o foco
Pensa sempre na intenção que está por detrás das coisas que pretendes fazer. Pergunta-te: porque estás a fazer isso? E quais os benefícios? Essa tarefa agrega valor à tua vida e vale a pena fazer isso agora? Sê sincera contigo, porque não é possível fazer tudo e certamente não é possível fazer tudo bem. Por isso, precisas de ter uma estratégia e fazer menos, mas fazer as coisas certas.
E foca-te nas tarefas que estás a fazer, não te deixes distrair com uma notificação no telemóvel ou com uma chamada telefónica. Dedica blocos de tempo à tarefa e concentra-te nela até terminares, para depois passares para a próxima.
10. Simplifica a forma como fazes
Encontra uma forma mais simples, rápida e fácil de fazer as coisas, para simplificares a tua vida. Há tarefas que podem ser automatizadas e, assim, não precisas de te concentrar nelas. Hoje em dia, existe diversas ferramentas que nos podem ajudar e facilitar a vida. Por exemplo, deixa de fazer o pagamento das tuas faturas (água, luz, tv), ativa o débito direto, em vez de precisares de dedicar tempo a fazê-lo.
Se tens projetos online, usa ferramentas de automação, que após planeares e configurares, já não precisas mais de pensar naquilo. Assim, deixas espaço para as coisas que precisam da tua atenção e só tu podes fazer.
Dica extra: Sê flexível
Para terminar, não quero deixar de dizer que tens de aprender a ser flexível. Problemas podem surgir e, para não entrar em stress, o melhor é ser flexível com os planos. Diminuir as expetativas!! Com filhos nem sempre é fácil e, por vezes, não conseguimos mesmo ser mais produtivas. Aceita que agora não é possível, mas daqui a uns tempos será. Os nossos filhos não vão ser pequenos a vida toda, por isso é respeitar os ritmos que a vida nos dá.
Espero que tenhas gostado destas dicas para te ajudar a ser mais produtiva. Diz-me se já fazes alguma.
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Gostei bastante das tuas dicas. Concordo muito que devemos ser realistas. De facto achamos sempre que vai haver mais tempo do que aquele que realmente vamos ter. Adorei quando dizes que é importante também planear tempo e perceber o nosso melhor tempo. Da mesma forma que devemos respeitar quando não dá, parar e recomeçar mais logo!
Obrigada Andreia pelo teu comentário!! Temos de deixar de ser tão exigentes connosco e respeitar a nossa realidade. Nem sempre dá para fazer tudo e muitas vezes o nosso corpo pede para descansar, e não tem mal nenhum. Descansar também é ser produtivo, porque estamos a responder às necessidades do nosso corpo. Beijinhos!